Quelques conseils pratiques pour que les employés tirent le meilleur parti des nouveaux barèmes kilométriques
1 – Tenez un registre précis des déplacements : Il est essentiel de garder une trace précise des distances parcourues à des fins professionnelles. Utilisez un journal de bord ou une application mobile pour enregistrer chaque déplacement, y compris la distance parcourue, la date, le lieu de départ et d’arrivée, ainsi que le but du déplacement. Cela vous aidera à calculer les frais de déplacement avec précision en utilisant les barèmes kilométriques appropriés.
2 – Familiarisez-vous avec les politiques internes de l’entreprise : Chaque entreprise peut avoir des politiques spécifiques concernant les frais de déplacement et l’utilisation des barèmes kilométriques. Prenez le temps de comprendre ces politiques, y compris les procédures de demande de remboursement et les délais associés. Cela vous aidera à suivre les bonnes pratiques de l’entreprise et à éviter des retards ou des problèmes lors du processus de remboursement.
3 – Optimisez vos déplacements : Lorsque cela est possible, essayez de regrouper vos rendez-vous ou vos tâches dans une même zone géographique pour réduire les distances parcourues. Planifiez vos itinéraires de manière efficace pour minimiser le nombre de kilomètres effectués. Cette approche vous permettra d’optimiser l’utilisation des barèmes kilométriques et de maximiser les remboursements tout en économisant du temps et de l’énergie.
4 – Conservez les justificatifs et les reçus : Outre les distances parcourues, certains frais de déplacement peuvent être remboursés séparément, tels que les frais de stationnement, les péages autoroutiers ou les frais de transport en commun. Veillez à conserver tous les justificatifs et les reçus liés à ces dépenses supplémentaires. Cela facilitera la soumission de demandes de remboursement précises et vous permettra de maximiser vos remboursements conformément aux barèmes kilométriques.
5 – Soyez proactif dans la communication : Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant les barèmes kilométriques ou le processus de remboursement, n’hésitez pas à communiquer avec votre service des ressources humaines ou votre responsable. Ils pourront vous fournir des clarifications supplémentaires et vous guider dans l’utilisation correcte des barèmes. Une communication ouverte et proactive vous permettra de tirer pleinement parti des avantages offerts par les nouveaux barèmes kilométriques.
En suivant ces conseils, vous serez en mesure d’optimiser l’utilisation des nouveaux barèmes kilométriques et de maximiser les remboursements des frais de déplacement professionnels. N’oubliez pas que chaque entreprise peut avoir des politiques spécifiques, donc assurez-vous de vous conformer aux directives internes et de consulter les ressources disponibles dans votre entreprise pour obtenir des informations supplémentaires.